В университете продолжается проект по реинжинирингу процессов. В его рамках для вышкинцев разрабатываются и внедряются удобные сервисы взамен прежних сложных процедур. О том, каким образом трансформировался порядок оформления служебных командировок в университете — какой путь проделали от традиционных методов до современных цифровых решений, как усовершенствовалась эта процедура и какие дальнейшие шаги запланированы, — рассказал проректор НИУ ВШЭ Шамиль Ахметов.

— Шамиль Камилевич, расскажите, пожалуйста, какие факторы послужили основанием для модернизации процесса оформления служебных командировок.
— С осени 2024 года в университете реализуется проект по совершенствованию бизнес-процессов. Главная задача проекта состояла в том, чтобы переориентировать работу сервисных подразделений на удовлетворение потребностей и обеспечение комфорта преподавателей, студентов и сотрудников, освобождая их дополнительное время для образовательной, научной, проектной и творческой деятельности.

Лабораторией человекоцентричности и лидерских практик был проведен анализ предоставляемых работникам и студентам сервисов. Сервисы были ранжированы по уровню востребованности — от наиболее востребованных к наименее используемым. Одним из наиболее востребованных оказался сервис по оформлению служебных командировок и сдаче отчетных документов.
Анализ текущего процесса командирования выявил несколько ключевых проблемных моментов: избыточность реквизитов при заполнении заявки на командирование, длительное и излишне сложное согласование, значительные временные затраты на подбор проездных билетов и проживания через многочисленные онлайн-ресурсы, отчетные документы разбросаны по разным источникам хранения, неопределенность процедуры оформления командировок для работников, совмещающих несколько должностей, а также отсутствие четких инструкций по составу и порядку представления отчетных документов после возвращения из служебной поездки.

Эти факторы существенно усложняли оформление командировочных процедур, отвлекали работников от основной профессиональной деятельности и снижали общую эффективность рабочих процессов.

— Что изменилось в оформлении служебных командировок?
— Первым нашим действием стало упрощение формы заявки на командировку путем сокращения количества заполняемых полей. Теперь заявка включает лишь основную информацию: пункт назначения, сроки пребывания и цель поездки.
В январе 2025 года запустили пилотный проект сервиса проверки авансовых отчетов. Работники получили возможность загружать документы по командировке через специальную веб-форму, отправляя их напрямую специалистам Финансовой приемной. На основе полученных файлов те формируют отчет и передают его сотруднику для подписания и последующего предъявления вместе с оригинальными документами. Если возникают дополнительные вопросы, специалисты Финансовой приемной оперативно взаимодействуют с командируемым. Это нововведение позволило значительно сократить число визитов работников в Финансовую приемную.
Сейчас сервис проверки авансовых отчетов успешно функционирует в полном объеме, пользуется спросом у работников университета и регулярно получает положительные отзывы.
Кроме того, с марта 2025 года в университете запущен в пилотном режиме онлайн-сервис для организации служебных командировок работников. Данный сервис позволяет бронировать проездные билеты и отели через простой и наглядный интерфейс единого окна.

— Расскажите, пожалуйста, подробнее о работе онлайн-сервиса для организации служебных командировок. Какие функции будут доступны работникам?
— Сервис онлайн-бронирования, как я ранее отмечал, является единой информационной платформой с удобным и простым интерфейсом.
Для подачи заявки на создание личного кабинета в данном сервисе необходимо воспользоваться личным кабинетом сотрудника НИУ ВШЭ.
Заявка направляется сотрудникам операционного центра обслуживания, которые далее направляют ссылку для регистрации личного кабинета на корпоративную почту работника. Перейдя по полученной ссылке, работник самостоятельно создает пароль для входа в личный кабинет и заполняет персональные данные, включая информацию о паспорте, контактный номер телефона, а также, при наличии, номера бонусных карт авиакомпаний и иных перевозчиков.
Платформа предоставляет возможность бронирования проездных билетов, а также номеров в гостиницах как для внутрироссийских, так и для зарубежных командировок.
Если необходимо внести изменения в поездку, будь то замена или возврат билета либо изменение бронирования отеля, достаточно обратиться в круглосуточную службу поддержки сервиса.
Удобство сервиса состоит в централизованном хранении всех документов по служебным поездкам прямо в личном кабинете каждого сотрудника. Нет необходимости вручную собирать и подавать пакет бумаг по командировке: сервис автоматически передаст все необходимые отчетные документы в университет сразу после возвращения сотрудника. По завершении командировки сотрудник получит на рабочую почту готовый авансовый отчет, оригинал которого потребуется передать в операционный центр обслуживания.
Таким образом, процесс становится быстрым, прозрачным и исключает лишние формальности.

— Шамиль Камилевич, помимо внедрения цифровых технологий, какие еще меры были приняты для повышения прозрачности и удобства процесса командирования для работников?
— Для повышения прозрачности и доступности процесса командирования для сотрудников были созданы понятные и информативные инструкции, объясняющие перечень компенсируемых затрат и правила оформления командировок в случаях совместительства нескольких должностей.
Также была проведена работа над совершенствованием порядка организации командировок сотрудников. В результате разработан проект обновленного положения о служебных командировках университета, которое оптимизирует процедуры отправки сотрудников в командировки, уточняет критерии и условия возмещения расходов, связанных с ними, а также обеспечивает соответствие внутренних документов требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

— Какие новые решения и улучшения запланированы в ближайшем будущем для процесса оформления служебных командировок?
— В настоящее время прорабатывается возможность интеграции онлайн-сервиса для организации служебных командировок с личным кабинетом сотрудников университета. Предполагается, что сотрудники смогут оформлять заявки на командировки и осуществлять бронирование через свой персональный аккаунт на сайте вуза или посредством мобильного приложения HSE App X.
Помимо этого, планируется ввести ограничение на число лиц, участвующих в согласовании заявок на командирование. Согласование поездки будет осуществляться Управлением персонала и непосредственным руководителем работника, а при необходимости будет возможность вносить дополнительно согласующих лиц.

— Какой ключевой итог вы считаете наиболее важным в ходе оптимизации процесса командирования работников университета?
— Наиболее значимым достижением считаю создание удобного и эффективного процесса, который значительно сократил временные и трудозатраты сотрудников на организацию командировок. Мы автоматизировали многие рутинные операции и обеспечили быстрый доступ к необходимой информации и сервисам.
Я надеюсь, что все эти изменения будут способствовать повышению производительности труда и снижению издержек, одновременно создавая комфортные условия для преподавателей и сотрудников университета.

— Екатерина Анатольевна, как вы оцениваете путь, который прошла Финансовая приемная за эти два года?
— Мы начинали как единое окно входящих документов. За это время Финансовая приемная заметно выросла: увеличилось количество сервисов, повысилось качество и скорость обслуживания. Сегодня в ОЦО уже доступно более 30 сервисов, и мы рассчитываем, что их число будет расти.

— Зачем потребовалась трансформация Финансовой приемной в Операционный центр обслуживания?
— Это естественный шаг. За два года мы обработали более 111 000 заявок от 7000 уникальных пользователей. В периоды пиковой нагрузки количество обращений составляло более 500 в день. Очевидно, что такой масштаб требует иной структуры. Поэтому Финансовая приемная расширяется и становится Операционным центром обслуживания. Это позволит нам лучше организовать процессы, планомерно развивать новые сервисы и совершенствовать текущие в рамках человекоцентричного подхода.

— На что стоит обратить внимание пользователям ваших сервисов в связи с изменениями?
—Прежде всего важно отметить, что порядок работы с документами сохраняется в прежнем виде, а обо всех будущих изменениях мы будем своевременно информировать пользователей.
При этом мы продолжаем внедрять новые сервисы.
Один из них — онлайн-проверка авансовых отчетов и подтверждающих документов. Теперь возмещение расходов по командировкам стало еще удобнее: весь процесс доступен в личном кабинете.
Подробно об этом сервисе мы рассказывали в телеграм-канале Финдирекции.

— Какие планы у Операционного центра обслуживания на будущее?
— В планах — развивать цифровые сервисы, совершенствовать бизнес-процессы и расширять возможности для пользователей. Но самое главное — мы будем продолжать внимательно слушать тех, кто пользуется нашими сервисами.
Поэтому будем очень признательны за обратную связь по почте fd@hse.ru. Это помогает нам улучшать работу и делать сервисы еще более эффективными и человекоцентричными.

В ближайшие месяцы предстоит выполнить ряд важных задач, включая:

• расчеты по заработной плате и кадровые изменения;
• назначение стипендий, грантов и материальной помощи;
• исполнение договоров гражданско-правового характера;
• оформление закупок товаров и услуг;
• проведение прочих платежей и организационных мероприятий.

Полный график мероприятий представлен в картинках.